Все оборудование подбирается и устанавливается с учетом параметров конкретного конференц-зала. Проектор должен давать изображение без искажений, для чего важно правильно подобрать траекторию проекции. Такой подход гарантирует хороший контраст и четкую картинку, которую отлично видно зрителям, находящимся в любом месте зала.
Экран необходимо располагать не слишком высоко, иначе участники мероприятий будут испытывать дискомфорт. Чем больше конференц-зал, тем сложнее аудиосистема для него. Как правило, в крупных пространствах требуется увеличить количество усилителей звука и провести более точную калибровку. Уровень реверберации, наоборот, следует снизить. Кроме того, важно позаботиться о правильной звукоизоляции, чтобы не нарушить акустический комфорт за пределами помещения.
Системы управления обязаны быть простыми и удобными. Сегодня пульты с большим количеством кнопок уступают место панелям с сенсорным экраном, управляемым специальным приложением. В нем можно задать сценарий проведения конференции.
Если используется проводное оборудование, то кабели укладывают в специальные короба, чтобы избежать помех, риска травмирования и визуального шума. Если место проведения конференции постоянно меняется, предпочтение отдается более удобным беспроводным системам, работающим с Wi-Fi или инфракрасным сигналом.